Construyendo procesos más eficientes con Sharepoint

Caso de Éxito TUM Transportistas

TUM es una empresa líder en la industria del transporte de carga en México que cuenta con más de 80 años de trayectoria participando en actividades de importación y exportación entre México, Estados Unidos y Canadá. La organización esta conformada por más de 1,700 empleados distribuidos en 24 locaciones, los cuales operan una flotilla de alrededor de 1,300 camiones y más de 2,000 remolques, entre otros vehículos.

Caso de éxito TUM

Reto

Con una fuerza laboral demandante y en constante crecimiento, TUM recurría a un proceso manual para la aprobación de las solicitudes de ausencias y vacaciones, dicho proceso llegaba a tardar varios días e involucraba hasta más de 4 personas para que el empleado pudiera recibir una resolución final, haciéndolo un proceso complicado y que consumía gran cantidad de tiempo.

La organización ya contaba con una infraestructura instalada de Office 365, por tanto al evaluar las alternativas, Migesa recomendó sacar mayor provecho de SharePoint. El objetivo era que a través de un flujo de trabajo personalizado se agilizará el seguimiento de las solicitudes, para reducir así la carga administrativa y tiempos de resolución.

Solución

Los flujos de trabajo desarrollados en SharePoint permiten gestionar procesos de manera automatizada y proactiva. En el caso de TUM, ahora los empleados pueden gestionar sus propias solicitudes en base a su calendario laboral y las políticas definidas por la organización, mientras que sus jefes obtienen una mayor visibilidad, control y seguimiento.

Características y beneficios del flujo de trabajo.

  • Atención de las solicitudes: permite configurar alertas en el sistema para monitorear aprobaciones y programar las solicitudes en base a la disponibilidad de los trabajadores.
  • Mayor productividad: los jefes y supervisores puede gestionar, autorizar y dar seguimiento a la solicitudes de forma rápida.
  • Registro confiable: la información proporcionada del sistema es más confiable ya que reduce el margen de error humano.
Migesa evaluó nuestra intranet y se dio cuenta que no la explotábamos al máximo, nos recomendaron implementar un flujo de trabajo para automatizar la solicitud de vacaciones y ausencias, posterior a esto comenzamos a notar un crecimiento en la eficiencia del proceso y reducción en su consumo de tiempo
Cesar LopezSoporte Técnico, TUM

Valor Migesa

El proyecto implementado por Migesa fue ejecutado por un equipo de expertos consultores en soluciones Microsoft, lo cuál le permitió al cliente mejorar la eficiencia de sus procesos, aumentar la satisfacción en los empleados y obtener un mayor retorno de su inversión al aumentar el rendimiento de su infraestructura tecnológica actual.

Nos gusta trabajar con Migesa ya que siempre nos apoyan en el proceso de entendimiento y análisis de nuestras necesidades operativas, a través del cual elaboran una propuesta de solución y plan de trabajo que se ajusta a nuestra infraestructura y recursos
Cesar LopezSoporte Tecnico, TUM