El mundo de los negocios es cada día más digital, y las oficinas móviles pueden estar localizadas en cualquier parte del mundo. La colaboración en línea se ha vuelto lo más importante en una compañía.

Con un aumento de la presencia en línea, viene una mayor vulnerabilidad digital. La administración y la seguridad de tus datos deben estar a la vanguardia para reducir riesgos, manteniendo una fácil colaboración entre los equipos y la empresa en general.

Mantener el control de sus documentos

Más de un tercio de las compañías usan el email para la colaboración y el intercambio de documentos. Usar el correo electrónico como medio de colaboración tiene el potencial de crear un número inmanejable de los documentos que se comparte. Estos documentos se imprimen, descargan, modifican y distribuyen, por lo que el seguimiento de estos archivos es casi imposible. Pero ¿qué pasa si usted es uno del otro 66% de las compañías que no están usando correo electrónico? Existen aplicaciones que proporcionan una manera más fácil de crear, comentar y colaborar, sin embargo, viene con sus propios riesgos inherentes. Sí, usted puede prohibirle a los usuarios el imprimir y descargar sus archivos, pero ¿cómo previene que el usuario copie el texto? No se puede. Cualquier persona que puede ver el documento, puede crear su propio contenido y compartirlo. La alternativa para tener control absoluto y tus documentos seguros es un visor de documentos basado en un navegador.

Firmas digitales ahorran tiempo y aumentan la seguridad

Los principales negocios en cada industria tienen que firmar miles de documentos cada año. La firma de todos los documentos a mano es una pérdida de tiempo y un proceso anticuado. Un documento de papel permite que cualquiera pueda falsificar o alterar una firma. Todo lo que necesitan es el documento y una pluma, dando como resultado que la empresa se podría ver involucrada en un problema costoso, tratando de salir de un contrato que nunca debería haber sido firmado o aprobado. La organización puede evitar esta situación utilizando un visor de HTML5 con capacidades de firma digital, ya que permite firmar documentos sin imprimir y escanear.

Redactar la información para asegurar la privacidad

El proceso de flujo de trabajo en papel en algunas empresas puede ser interminable. Los documentos necesitan ser impresos, firmados, escaneados, y mandados por correo electrónico de ida y vuelta. Es muy fácil perder la pista de los documentos y que la información llegue a manos equivocadas. Visores de documentos HTML5 con capacidades de auto-censura, ya no tendrá que preocuparse por fuga de información de importancia a los empleados autorizados. Esta información está oculta e inalcanzable por las partes no aprobadas. Sí desea mantener los documentos originales sin alteraciones y seguros puede utilizar marcas de agua. Cuando se crea una marca de agua, el espectador puede garantizar que el documento no se puede copiar y reutilizar el documento de forma ilegal. Basta con seleccionar el tamaño de la fuente y el texto de la marca de agua y aplicarlo a las páginas que desee.

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