Actualmente las nuevas tecnologías nos permiten utilizar recursos importantes para laborar y organizar mejor nuestro trabajo.
Es común compartir presentaciones y reportes importantes dentro de las diferentes áreas de nuestra empresa por medio del correo electrónico y nos hacemos preguntas como: “¿Dónde quedó el reporte de ventas del año pasado?, ¿Por qué debo guardar la información compartida que se crea en la mensajería electrónica?, ¿Qué haré con tantos correos si ya no me sirven?” Para estos casos es importante conocer que la tarea de la organización del correo electrónico puede resultar un tanto fastidiosa pero esto facilitará la búsqueda y organización al momento de requerir información.
Por eso te recomendamos poner en práctica 5 puntos esenciales:
- Facilita la búsqueda de información: Plataformas de correo electrónico, hoy en día, organizan los mensajes por fecha y los categoriza por conversación. Automáticamente cuando se recibe un nuevo mensaje, éste se coloca en la parte superior de tus mensajes.
- Crea carpetas para identificar tus correos: Agrupa tus mensajes por proyectos, temas, tareas, campañas, etc. Puedes agregar carpetas inclusive relacionadas con tu jefe o áreas específicas.
- Almacena automáticamente tu información: Esta importante herramienta provee carpetas de búsqueda por defecto como lo es el caso de la bandeja de entrada o los mensajes eliminados.
- No más Spam en tu bandeja de entrada: La opción del filtro de correos envía los correos no deseados a una carpeta separada en tu buzón. Puedes eliminarlos o reorganizarlos si así lo deseas.
- Acomoda las carpetas y tareas por color: Escoge un color para cada categoría de mensajes guardados y recibidos, notas, contactos, entre otros, para identificarlos rápidamente.
Después de llevar a cabo estos pasos, tu manera de trabajar será de mayor productividad y también notarás una mejora en la administración de tu correo electrónico.