- Trabaje sobre documentos de manera simultánea
Office 365 permite que varias personas trabajen en el mismo documento a la vez, puede editar archivos de Word, PowerPoint o Excel, ver los cambios que otros hacen y saber quien los esta editando en tiempo real.
No más correo electrónico o archivos adjuntos, sus equipos pueden trabajar de manera simultánea para ser más productivos. Esta característica no es exclusiva de Office 365, Google Apps ofrece la misma función, pero sin duda en cuestión de interfaz y calidad de la funcionalidad nadie supera la experiencia de Microsoft Office.
- Comparta enlaces en lugar de adjuntar archivo
Si su organización utiliza Office 365 en un plan Enterprise, a continuación le proporcionamos un tip muy ingenioso para compartir archivos. Suba el documento a la nube y en lugar de adjuntarlo comparta un enlace a este.
Esto tal ves no le parezca una novedad, ya que todos los servicios de almacenamiento en la nube permiten cargar archivos y compartir enlaces. Sin embargo, los servicios de Office 365 son los únicos que brindan esta capacidad de manera nativa a través de Outlook y Office Web Apps, además le permite conceder permisos de edición para trabajar en una misma versión de archivo con otras personas, sin la necesidad de llenarse de duplicados.
- Convierta notas en elementos de calendario
Integre notas con su calendario de Outlook y conviértalas en tareas con fechas y plazos de entrega, de esta forma podrá recordar sus pendientes y llevar sus proyectos con éxito.
También puede compartir estas notas con otras personas, agregar automáticamente detalles para una reunión como fecha, lugar, tema, la agenda y sus asistentes.
- Deje de recibir correos electrónicos no necesarios
Muchas veces se inician cadenas de correos en donde se copian a distintos usuarios y después de aportar o responder lo que le corresponde, estas cadenas se tornan largas y saturan la bandeja de correo, llenándonos de notificaciones molestas.
¡Ignore estas conversaciones!, Outlook le ofrece una opción para que usted pueda dejar de ver y recibir notificaciones acerca de una conversación, solo es necesario dar clic en el botón «Ignorar».
- Analice datos rápidamente en Excel
La última versión de Excel le brinda el poder y la facilidad para convertir los datos en gráficos rápidamente. Microsoft ha recolectado toda la experiencia de los usuarios, para unificar todas las maneras posibles en que se pueden formatear los datos y las ha agrupado en una característica llamada «Análisis rápido«.
Seleccione las celdas, de clic en análisis rápido y navegue a través de las opciones para presentar información de manera visual.
- Formatee sus datos con ayuda de Excel
“Flash Fill” (Control – D) es la característica de Excel que le ayudara a formatear sus datos de manera sencilla.
Por ejemplo, si está cambiando el formato de una lista de nombres que anteriormente estaba distribuida en dos columnas (Nombre, Apellido) en una sola columna. Al formatear el segundo campo, esta característica de desplegará toda la lista formateada de manera automática.
- Edite archivos de formato PDF
Si alguien le envía un PDF y desea editarlo, ¡Conviértalo en un archivo de Word!. Sólo debe abrir en documento con la aplicación, le desplegará una venta preguntándole si desea convertir el PDF, de clic en “Aceptar”.
Esta función le ayudará a reducir los problemas de formato asociadas con la edición y a reducir el tiempo que implica copiar y pegar información desde un documento PDF.
También puede guardar un archivo de Word en formato PDF (haga clic en Archivo> Exportar> Crear PDF), o guardar solo una parte del archivo en formato PDF (seleccionando un rango de páginas), puede proteger sus archivos PDF con una contraseña.
