Microsoft 365 ofrece una cantidad extensa de herramientas de colaboración para compartir archivos e información con compañeros de trabajo o clientes. Es recomendable saber qué herramienta de colaboración utilizar para cada momento y que suelen ser de gran ayuda para realizar tu trabajo.
Para colaboración se sugiere utilizar OneDrive, es un sistema de almacenamiento en la nube de Microsoft. No necesitas preocuparte por el almacenamiento de disco duro, la herramienta tiene 5GB de capacidad completamente gratis. Los datos en la nube de OneDrive pueden ser compartidos de manera fácil con otros usuarios.
Trabajar un documento en Microsoft Office 365 ahora puede ser más fácil con el recurso Online. Una de las herramientas de colaboración más poderosas a tu dispositivo en Microsoft 365 es la capacidad de editar un documento simultáneamente con dos o más personas.
Los usuarios pueden trabajar en el archivo a la vez, las notas y los comentarios se pueden compartir en tiempo real y no es necesario esperar a que un usuario termine con su edición antes de que otra persona pueda comenzar.
Es necesario que consideres lo siguiente:
- Asegúrate que tu archivo ya sea Word, Excel o PowerPoint esté guardado en OneDrive, no solo en tu disco local.
- Comparte el archivo solo dando clic en “Compartir” que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana de Word, Excel o PowerPoint.
- Agrega los nombres de los usuarios con los que deseas colaborar y posteriormente clic en “Enviar”.
- Al momento de que los colaboradores abren el archivo, deben tener la capacidad de editar y realizar cambios en el documento al mismo tiempo.
Compartir información con Sharepoint Online es fácil, es una de las plataformas de colaboración más antiguas de Microsoft, es utilizada por empresas de todas las industrias. Es un recurso en línea donde los equipos pueden almacenar archivos, acceder a los sitios del equipo y compartir información de manera colectiva.
Microsoft Teams es una herramienta de colaboración que te puede ayudar a la hora de la comunicación en tiempo real, permite a tu equipo mantenerse en contacto y trabajar en conjunto. Teams permite chatear con usuarios, también tener chats grupales y compartir documentos.
Algunos de los usos de suma importancia de Teams para compartir y colaborar son:
- Puedes chatear en tiempo real.
- Trabajar en canales en equipos organizados por proyecto, organización e interés común.
- Abrir documentos de Word, Excel y PowerPoint en Teams, escribir y editar el archivo de forma colaborativa como grupo.
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