Y ahora, ¿dónde guardo mi información?

En mis años de experiencia, uno de los problemas más comunes con los que me he topado es el almacenamiento de información en las empresas. Existen tantos lugares donde alojar la información, que escucho cientos de veces “¿dónde guardo mi información?”, lo cual, desafortunadamente lleva a la decisión de irse por “el que tenga mayor espacio”. Sin embargo, esta no es la manera correcta de elegir en dónde guardarla, ya que cada lugar tiene un objetivo, para el cual está diseñado y especializado.

Entre muchas de las herramientas que ofrecen este servicio, Office 365 incluye varias: OneDrive for Business, Sharepoint y StorSimple. ¿Cuál es la especialización de cada una? ¿Qué los hace diferente? ¿Cuál aplica a mi necesidad o requerimiento?

OneDrive for Business:

• Es un archivo personal al cual sólo usted tiene acceso. Todos los archivos que se suban a OneDrive son privados, a excepción de que los destinen a una carpeta compartida.
• Ideal para cuando necesita compartir el archivo a un número pequeño de personas con la intención de alguna revisión o edición menor, ya que permite que se hagan los cambios sobre un mismo archivo pero nadie ocupa descargarlo. Otro beneficio es que ofrece una serie de opciones para colocar límites a las personas con acceso, lo cual es muy útil.
• Le permite guardar archivos para poderlos llevar con usted. Es decir, los puede abrir en cualquier dispositivo, siempre y cuando esté disponible conexión a internet.
• No funciona como un respaldo, ya que incluso nosotros podríamos realizarle algún cambio que no queríamos o eliminar el archivo por equivocación, y podría no haber manera de deshacer ese cambio después.

Sharepoint:

• Le permite desarrollar archivos colaborativamente, pues incluye herramientas aptas para los flujos de trabajo, historial de cambios, búsquedas en texto, y control de versiones.
• Ideal para publicar archivos a los cuales todos en la organización deben tener acceso, y se consiguen fácilmente.
• Puede actualizar archivos de uso frecuente sin remover los accesos.
• Esta herramienta no es recomendable para guardar grandes cantidades de información por lo que si no es necesario compartirla o desarrollarla en equipos, no la publique.

StorSimple:

• Es un espacio con seguridad mejorada, donde se puede encriptar, colocar varias capas de seguridad, preparado para recuperación de desastres.
• Es ideal si necesita un respaldo de archivos, ya sea de manera física o virtual (en la nube con Azure).
• Es de costo efectivo, con almacenamiento en la nube, respaldo de toda la información, y soluciones de recuperación para cualquier tamaño de información.
• Le permite guardar información masiva, lo cual lo hace excelente para los servidores de archivos de la empresa.

Lo invito a que conozca más sobre las soluciones que Office 365 puede ofrecer a los problemas de almacenamiento en su organización.

Para más información, estoy a su disposición.

Colaborador
Hugo Jaime Pérez Ramos
Líder de la Torre de Comunicaciones Unificadas
Migesa Consulting Services
@hugojaime77